Проектът ще се изпълнява в съвместно партньорство между Община Гълъбово (кандидат), община Горна Оряховица (партньор), община Стамболово (партньор) и Utgard AS, Норвегия (партньор). Структурата на управление на проекта се състои от представителите на кандидата и представителите на всички партньори по проекта при спазване на принципите за равенство и недопускане на дискриминация. За ясно разпределение на отговорностите и за осигуряване на ефективна комуникация, разпределение и проследяване на изпълнението на задълженията, както и за осигуряване на механизъм за ефективно вземане на решения и управление на промените е създадена и през целия период за изпълнение на проекта ще се прилага следната система за йерархични връзки:

  • Управленско ниво – включва ръководителя на проекта и координатора на проекта от страна на кандидата;
  • Изпълнително ниво – включва счетоводителите на кандидата и партньорите и координаторите от страна на партньорите.

Управлението и координацията на дейностите по проекта ще се осъществява от Ръководителя на проекта, чрез прилагане на пакет от мерки, гарантиращи навременно изпълнение и отчитане на дейностите, съобразно одобрения бюджет и действащото законодателство. Основните процеси по вземане на решения са свързани с прилагане на описаните управленски процедури, йерархия при управлението на проекта и управленските срещи. Всяко взето решение във връзка с управлението и изпълнението на проекта и оценката на рисковете ще се взема след осъществяване на задълбочен анализ на обстоятелствата, свързани с него. Оперативните решения, свързани с планираните дейности по проекта, както и изпълнението на регулярни ангажименти, като подаване на искания за плащане, отчети по проекта и др. ще се вземат от представителите на екипа в Изпълнителното ниво. В случай на необходимост от вземане на решения, свързани с проблеми, рискове и промени в проекта, решенията ще се подготвят от представителите на екипа в Изпълнителното ниво и ще се одобряват от екипа в Управленското ниво за изпълнение на проекта. Решенията, свързани с изпълнението на проекта, когато не са свързани с проблеми, рискове или промени, ще се вземат и ще се документират по време на Регулярните месечни срещи. Решенията, свързани с проблеми, рискове и промени в проекта ще се обсъждат, вземат и документират по време на Извънредните срещи по проекта. Комуникацията в рамките на проекта ще се осъществява за всички планирани дейности и през целия период за изпълнение на проекта.

Комуникацията ще се осъществява ежедневно при изпълнение на дейностите между всички отговорни експерти от екипа за управление на проекта. Ежедневната комуникация между екипа за управление на проекта ще се осъществява устно или чрез имейл кореспонденция.

Проектът предвижда въвеждане на добри практики от норвежкия партньор чрез използване на ноу хау и идентифициране на добри практики в областта на климата и енергията от възобновяеми източници. Опитът на партньорите от Норвегия ще се прилага и чрез разпространяване на добри практики на държавите донори в областта на адаптация към изменението на климата. Опитът на партньора ще се прилага чрез осигуряване на методическа и експертна помощ при изпълнение на дейностите по проекта.